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在交谈中,秘书工作人员该如何展现魅力?


在与人交谈时应当体现出以诚相待、以礼相待、谦虚谨慎、主动热情的基本态度,而绝对不能逢场作戏、虚情假意或应付了事。秘书工作更应如此,秘书在交谈时的表现,不但是其工作能力、待人接物态度的体现,也是展示个人魅力与风采的方式之一。

交谈的态度
 
跟别人交谈时,应该拿出自己的真诚,不能随便敷衍。

1.要表情自然

第一,专注。交谈时目光应当专注,或注视对方,或凝神思考,从而和谐地与交谈进程相配合。
眼珠一动不动,眼神呆滞,甚至直愣愣地盯视对方,都是极不礼貌的。目光东游西走,四处“扫瞄”,漫无边际,则是对对方不屑一顾的失礼之举,也是不可取的。
如果是多人交谈,就应该不时地用目光与众人交流,以表示彼此是平等的。
第二,配合。交谈时可适当运用眉毛、嘴、眼睛在形态上的变化,来表达自己对对方所言的赞同、理解、惊讶、疑惑,从而表明自己的专注之情,使交谈顺利进行。
第三,协调。交谈时的表情应与说话的内容相配合。与上级领导谈话,应恭敬而大方;与客人谈话,则应亲切而自然。




 

2.要说话礼貌

第一,注意语音。与人进行交谈时,尤其是在大庭广众之下,必须有意识地压低自己说话时的音量。最佳的说话声音标准是,只要交谈对象可以听清楚即可。如果粗声大气,不仅有碍于他人,而且也说明自己缺乏教养。
第二,注意语态。与人交谈时,在神态上要既亲切友善,又舒展自如、不卑不亢。自己说话时,要恭敬有礼,切忌指手画脚、咄咄逼人。最佳的语态是平等待人、合欢亲善、热情友好、自然而然。当别人讲话时,则要洗耳恭听,最忌三心二意、用心不专。最佳的语态是积极合作、认真聆听、努力呼应、有来有往、专心致志。
第三,注意语气。在与别人交谈时,秘书的语气应当和蔼可亲,一定要注意平等待人、谦恭礼貌。讲话的速度稍微舒缓一些,讲话的音量低一些,讲话的语调抑扬顿挫一些。既不要表现得居高临下,也不宜在语气上刻意奉迎,故意讨好,令对方反感。同时,在语气上一定要力戒生硬、急躁或者轻慢。
第四,注意语速。在交谈之中,语速应保持相对的稳定,既快慢适宜,舒张有度,又在一定时间内保持匀速。语速过快、过慢、或者忽快忽慢,会给人一种没有条理、慌慌张张的感觉,是应当力戒的。
 
3.要举止得体

第一,善于运用举止传递信息。例如,发言者可用手势来补充说明其所阐述的具体事由,适度的举止既可表达敬人之意,又有助于双方的沟通和交流。
第二,避免过分或多余的动作。与人交谈时可有动作,但动作不可过大,更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。为表达敬人之意,切勿在谈话时左顾右盼,或是双手置于脑后,或是高架“二郎腿”,甚至修指甲、挖耳朵等。交谈时应尽量避免打哈欠,如果实在忍不住,也应侧头掩口,并向他人致歉。尤其应当注意的是,不要在交谈时以手指指人,否则就有污蔑之意。
 
4.要遵守惯例

秘书在交谈时往往还能够通过一些细节来体现自己的谈话态度,在这些细节的处理上要遵守一定的既成惯例。
第一,注意倾听。秘书在交谈时务必认真聆听对方的发言,以表情举止予以配合,从而表达自己的敬意,并为积极融入交谈中去做最充分的准备。切不可追求“独角戏”,对他人发言不闻不问,甚至随意打断对方的发言。





 
第二,谨慎插话。交谈中不应当随便打断别人说话,要尽量让对方把话说完再发表自己的看法。如确实想要插话,应向对方先打招呼:“对不起,我插一句行吗?”所插之言亦不可冗长,一句两句点到为止即可,不能接过话茬就开始长篇大论,完全不顾及对方的感受,也不管对方是否已经阐述完毕。
第三,重视交流。交谈是一种双向或多向交流过程,需要各方的积极参与。因此在交谈时切勿造成“一言堂”的局面。自己发言时要给其他人发表意见的机会,别人说话时自己则要适时发表个人看法,互动式地促进交谈进行。同时,要以交谈各方都共同感兴趣的话题为中心,并利用双方均能接受的方式进行。若发现话不投机,需及时调整话题。
第四,礼让对方。在与他人进行交谈时,不要以自我为中心,而忽略了对对方的尊重。正常情况下,在谈话中不要随便否定对方或是质疑对方,不要动辄插嘴、抬杠,不要一人独霸“讲坛”,或者一言不发、有意冷场。

 
交谈的语言
 

语言运用是否准确恰当,直接影响着交谈能否顺利进行。所以,在交谈中尤其要注意语言的使用问题。
 
1.要通俗易懂

第一,说普通话。在日常工作中,秘书应该自觉使用普通话,不要使用别人听不懂的方言或土语。
第二,说明白话。秘书所使用的语言最好是让人一听便懂的明白话,切不可满口“之乎者也”,滥用书面语言、专业术语或名词典故。在交谈时,要以务实为本,应当通俗活泼、生动形象、浅显易懂,犹如家常话一般。
第三,说通俗话。在与普通群众交谈时,为了避免自己谈话时语言枯燥乏味,应充分考虑到对方的职业、受教育程度等因素,努力使自己的语言生动、形象、具体、鲜明,所说的话应力求平易通俗,以利于沟通交流。如果“官话”连篇,不仅有碍信息的传达,而且容易脱离群众。



 
2.要掌握口语


第一,机动灵活。在交谈过程中随时对自己所运用的口语具体内容与形式进行适度的调整。从表面上来看,口语大都显得语句简短,结构松散,多有省略之处。有时,它甚至会出现话题转变、内容脱节、词序颠倒等现象。然而由于口头交际具有一定的双向性、互动性,这些问题往往瑕不掩瑜,反而更能显示口语生动活泼的特性。
第二,简明扼要。一方面要求发音标准,吐字清晰;另一方面则要求所说之话含义明确,不可模棱两可产生歧义,以免造成不必要的误会。
 
3.要文明礼貌

第一,要尽量使用尊称,并善于使用一些约定俗成的礼貌用语,如“您”“谢谢”“对不起”等。
第二,要多使用文明用语,在语言的选择和使用之中,应当既表现出使用者良好的文化素质、待人处事的实际态度,又能够令人产生优雅、温和、脱俗之感。
第三,在交谈时不可意气用事,以尖酸刻薄的话对他人冷嘲热讽,也不可夜郎自大,处处卖弄才识指正别人。

以上就是小编给大家分享的秘书在交谈中应该注意的事项。

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